Lähde kehittämään uusia osallistumisen tapoja hyvinvointialueelle – kokeiluhaku auki

Mistä on kyse?

Asukasosallistuminen hyvinvointialueilla -kokeiluilla tavoitellaan alueen asukkaiden ja asiakkaiden osallistumisen vahvistamista ja sen kytkemistä kiinteäksi osaksi päätöksentekoa. Tavoitteena on, että hyvinvointialueen päätöksenteon rakenteet tukevat asukkaiden osallistumista ja että hyvinvointialuelain 29 § osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia koskevaa kirjausta noudatetaan kunnianhimoisesti.

”Hyvinvointialueen asukkailla ja asiakkailla on oikeus osallistua hyvinvointialueen toimintaan ja vaikuttaa päätöksentekoon. Uutta hallinnon tasoa rakennettaessa on ainutlaatuinen tilaisuus luoda monipuoliset ja vaikuttavat osallistumisen menetelmät alusta lähtien”, summaa Sitran asiantuntija Elina Eerola.

Sitra lähetti huhti-toukokuussa 2022  kyselyn hyvinvointialueille asukasosallistumisesta ja kiinnostuksesta lähteä kokeilemaan uusia osallistumisen menetelmiä Demokratia-teemaryhmän kautta kaikille ryhmän jäsenille sekä hyvinvointialueiden kirjaamoihin. Kyselyyn vastasi 17 aluetta, joille tarjosimme mahdollisuutta jatkaa keskusteluja Sitran asiantuntijoiden kanssa. Mahdollisuuteen tarttui 12 aluetta. Sitran nyt käynnistämä rahoitushaku avataan näille 12 hyvinvointialueelle.

Miten mukaan?

Haku on kaksivaiheinen. Haun ensimmäinen vaihe on auki 7.7.-22.8.2022. Kiinnostuksensa osoittaneen hyvinvointialueen on ensimmäisen vaiheen hakuajan loppuun mennessä, eli viimeistään 22.8.2022 klo 12.00 lähetettävä hakulomake Sitralle. Hakemuslomakkeella kerrotaan muun muassa mitä uutta osallistumisen menetelmää alue haluaisi  kokeilla, kuvailla miten menetelmä edistää asukkaiden ja asiakkaiden osallistumista ja kertoa, miten osallistumisen tapa olisi sidoksissa hyvinvointialueen hallintoon ja päätöksentekoprosessiin.

Hakulomakkeella jätettävien ensimmäisen vaiheen hakemusten perusteella haun toiseen eli jatkokehittämisvaiheeseen valitaan enintään kymmenen hyvinvointialuetta. Haun toiseen vaiheeseen valittujen hyvinvointialueiden kanssa kehitetään niiden valitsemia menetelmiä ja niitä koskevaa toteutussuunnitelmaa yhdessä menetelmäasiantuntijoiden, tutkijoiden, kollegojen ja Sitran asiantuntijoiden kanssa. Jatkokehittely tapahtuu valitusta menetelmästä riippuen joko sparrauskeskusteluina tai osana erillistä tuotekehitysohjelmaa, joka toteutetaan syksyn 2022 ja alkuvuoden 2023 välillä. Toteutustapa kuvataan jäljempänä tarkemmin.

Haun toisen vaiheen lopuksi hyvinvointialueen tulee toimittaa Sitralle varsinainen rahoitushakemus, joista Sitra valitsee mahdolliset rahoituksensaajat. Rahoitushakemukset tehdään Sitran virallista hakemuspohjaa hyödyntäen ja siinä kuvataan muun muassa valitun osallistamismenetelmän toimintasuunnitelma, kokeilun tavoitteet ja vaikuttavuus.

Rahoitushakemukseen on liitettävä myös budjetti Sitran kuluraportointiohjetta ja raportointipohjaa hyödyntäen. Rahoitushakemukset tulee toimittaa Sitralle ja Sitra tekee niitä koskevat päätökset menetelmästä riippuen syksyn 2022 ja alkuvuoden 2023 välisenä aikana, Sitran myöhemmin tarkentaman  aikataulun mukaisesti. Haun toisessa vaiheessa mahdollisesti myönteisen päätöksen saavan hyvinvointialueen kanssa tehdään lisäksi rahoitussopimus, jonka allekirjoittaminen on rahoituksen myöntämisen ehtona. Rahoitussopimuksen ja sen liitteiden sisältö on osa rahoitushaun ehtoja. Rahoitussopimuksen sisältöä voidaan muokata vain vähämerkityksellisin osin hakijoiden tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi.

“

Tavoitteena on aloittaa vuosien 2022–2024 aikana useita kunnianhimoisia kokeiluja, jotka luovat vahvaa osallistumisen kulttuuria hyvinvointialuedemokratiaan heti alueiden käynnistämisestä lähtien.

Edellä mainitut rahoitushakemukseen liittyvät Sitran hakemusasiakirjat ja rahoitussopimus toimitetaan hyvinvointialueille sähköpostitse liitteenä.

Tavoitteena on aloittaa vuosien 2022–2024 aikana useita kunnianhimoisia kokeiluja, jotka luovat vahvaa osallistumisen kulttuuria hyvinvointialuedemokratiaan heti alueiden käynnistämisestä lähtien. Sitra voi toimia kokeilun kumppanina enintään joulukuun 2024 loppuun saakka.

Lisätietoja asukasosallistumisen kokeiluista antavat asiantuntija Elina Eerola ja johtava asiantuntija Joonas Leppänen (ks. yhteystiedot sivun lopusta).

Hakemusten arvioitikriteerit

Ensimmäisen ja toisen vaiheen hakemukset arvioidaan seuraavia kriteerejä painottaen:

• Kunnianhimo
• Kytkentä päätöksentekoon
• Osallistumista tukevat rakenteet
• Sitoutuneisuus
• Innovatiivisuus

Edellä mainittuja kriteerejä soveltaessaan, Sitra painottaa erityisesti menetelmän kytkemistä päätöksentekoon ja hakemuksesta ilmenevän suunnitellun kokeilun kunnianhimon tasoa. Lisäksi valinnoissa korostetaan sitä, että alueen rakenteet tukevat osallistumista. Arvostamme, että asukkaiden osallistuminen on kirjattu, tai ollaan kirjaamassa hallintosääntöön, alueen strategiassa on huomioitu asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet ja osallistumisen ohjelma on tekeillä.    

Sitra painottaa menetelmän innovatiivisuutta, juurrutettavuutta ja levitettävyyttä hyvinvointialueorganisaation sisällä sekä vaikuttavuutta hyvinvointialuedemokratian toimivuuden kannalta.

Sekä ensimmäisen että toisen vaiheen valinnan edellytyksinä on lisäksi, että hyvinvointialueen kokeilu on toteutettavissa vuoden 2024 loppuun mennessä.

Mikäli Sitra tekee myönteisen päätöksen rahoittaa hakijan kokeiluhanketta, edellytämme, että hakija antaa kokeilulle myös oman panoksensa. Sitra edellyttää hakijan oman panostuksen olevan vähintään 50 % kokeiluhankkeen kustannuksista, Sitran kuluseurantaohjeen mukaisesti. Summa voi koostua omasta tai ulkopuolisesta rahoituksesta esimerkiksi toisen hankkeen hankerahoituksesta, jos se sopii toisen hankkeen ehtoihin.

Edellä mainituista syistä, haun ensimmäisessä vaiheessa pakollinen vaatimus on, että hakija ilmoittaa hakemuksessaan sitoutuvansa kattamaan vähintään 50 % kokeiluhankkeen kuluista. Haun toisessa vaiheessa edellytämme niin ikään, että hakija sitoutuu kattamaan 50 % kokeiluhankkeen kuluista, jonka hakija osoittaa laatimalla Sitralle osoitettavan rahoitushakemuksen liitteeksi budjetin, jonka kokonaiskuluista vähintään puolet yksilöidään hakijan omarahoitusosuudeksi.

Haun ensimmäisessä vaiheessa pakollisena edellytyksenä toiseen vaiheeseen valituksi tulemiselle on lisäksi, että asukaspaneelista ja/tai digitaalisesta asukaspaneelista kiinnostunut hyvinvointialue kykenee osallistumaan Sitran järjestämään asukaspaneelin tuotekehitysohjelmaan syksyn 2022 ja alkuvuoden 2023 aikana. Tuotekehitysohjelman toteutuksen tarkempi aikataulu sovitaan hyvinvointialueiden kanssa yhdessä. Ohjelman aikana perehdytään asukaspaneeliin menetelmänä, käydään läpi prosessin eri vaiheet ja mietitään yhdessä, millainen malli soveltuisi parhaiten kullekin alueelle. Ohjelma antaa tukea, tietoa ja osaamista alueen oman asukaspaneelin järjestämiseen ja valmistaa hyvinvointialuetta haun toisen vaiheen rahoitushakemuksen tekemiseen.

Haun toisessa vaiheessa valituksi tulemisen ja rahoituksen myöntämisen pakollisena edellytyksenä on kaikkien menetelmien osalta, että hakija toimittaa Sitralle aiemmin kuvatun rahoitushakemuksen ja budjetin. Sitra tekee hakemuksen ja budjetin perusteella kokonaisarvion Sitran myöntämän rahallisen tuen myöntämisestä hankkeelle. Rahoituksen myöntämisen edellytyksenä on lisäksi, että hakija hyväksyy ja allekirjoittaa Sitran rahoitussopimuksen edellä kuvatulla tavalla. Sitran velvollisuutena on rahoitusta myöntäessään huomioida EU:n valtiontukisäädöstön noudattaminen. Edellä mainitun perusteella Sitran rahoitus ei saa kohdistua taloudellisen toiminnan rahoittamiseen.

Sitran edustajista sekä mahdollisista asiantuntijoista koostuva raati tekee päätökset valittavista hakijoista.

Valinnan aikataulu ja Sitran tuki hankkeelle

Sitra valitsee ensimmäisen vaiheen hakijoista enintään 10 hakijaa toiseen vaiheeseen. Valinta tehdään ja siitä ilmoitetaan hakijoille arviolta elo-syyskuussa 2022.

Polis-keskustelualustan, robottipuheluiden ja hakijan oman menetelmän osalta Sitra pyrkii järjestämään sparrauskeskusteluja ensimmäisessä vaiheessa valituiksi tulleille valinnan jälkeen syksyllä 2022, hyvinvointialueiden kanssa tarkemmin sopien. Näiden tarkoituksena on valmistaa hakijaa haun toiseen vaiheeseen. Osallistuminen ei ole pakollista, eikä vaikuta hakemusten arviointiin, mutta osallistuminen on tästä huolimatta suositeltavaa. Toisen vaiheen hakemuksen toimittaminen Sitralle, Sitran sitä koskeva päätös ja mahdollisen rahoitussopimuksen allekirjoittaminen tapahtuu näiden menetelmien osalta arviolta syys-lokakuun 2022 aikana. Aikataulu täsmentyy rahoitushaun aikana hyvinvointialueiden aikataulut huomioiden.

Asukaspaneelista ja/tai digitaalisesta asukaspaneelista kiinnostuneiden alueiden, jotka Sitra valitsee ensimmäisessä vaiheessa jatkoon, tulee aikaisemmin kuvatulla tavalla osallistua näitä menetelmiä koskevaan tuotekehitysohjelmaan. Ohjelma järjestetään arviolta lokakuun 2022 – tammikuun 2023 välillä hyvinvointialueiden kanssa tarkemmin sopien. Toisen vaiheen hakemuksen toimittaminen Sitralle, Sitran sitä koskeva päätös ja mahdollisen rahoitussopimuksen allekirjoittaminen tapahtuu arviolta vuodenvaihteessa 2022–2023. Aikataulu täsmentyy rahoitushaun aikana hyvinvointialueiden aikataulut huomioiden.

Sitran intressissä on levittää kokeilusta saatuja tuloksia, tietoja ja kokemuksia mahdollisimman laajasti yhteiskunnassa hyödynnettäväksi.

Kokeilujen toteutustapa

Kokeilujen lähtökohtana on avoimuus ja julkisuus sekä niiden levitettävyys ja skaalautuvuus.

Osallistumalla rahoitushakuun hakijaorganisaatio sitoutuu siihen, että kaikki hakuprosessin eri vaiheissa ja kokeilujen aikana syntyvä tieto on kaikkien vapaasti käytettävissä ja osapuolilla on vapaa oikeus julkaista tällaista kokeilujen yhteydessä kertynyttä tietoa.

Edellytämme avoimuutta läpi prosessin, jotta kokeiluista kertyvä tieto ja kokemukset olisivat muun muassa myös tutkimuksellisesti hyödynnettävissä. Sitralla on mm. oikeus julkistaa kumppanihakuun osallistuneiden hyvinvointialueiden nimet, hakemukset ja kokeilujen loppuraportit sisäisillä sekä ulkoisilla verkkosivuillaan sekä muussa toiminnassaan.

Hakija on vastuussa Sitralle antamiensa tietojen oikeellisuudesta sekä siitä, etteivät ne loukkaa kenenkään kolmannen oikeuksia.

Muuta

Rahoitushaun aikana käsiteltävien henkilötietojen osalta Sitra käsittelee hakijan ja sen kontaktihenkilöiden henkilötietoja Sitran sidosryhmä- ja markkinointirekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti.

Hakuun osallistuva hyvinvointialue vastaa siitä, että sillä on oikeus luovuttaa sen kontaktihenkilöiden sekä haun yhteydessä yksilöidyt henkilötiedot Sitralle hakua varten.

Sitra toimii rahoitushaun perusteella valittujen rahoituksensaajien rahoittajana myönteisen rahoituspäätöksen ja rahoitussopimuksen ehtojen mukaisesti ja siksi hanke-ehdotukset, joiden perusteella Sitra ostaisi tai muuten hankkisi hakijoilta palveluita, hylätään.

Sitralla on oikeus tehdä rahoitushaun ehtoihin vähäisiä muutoksia ja täsmennyksiä, kuten esimerkiksi jatkaa hakuaikaa.

Sitralla on oikeus keskeyttää rahoitushaku kokonaan tai osittain (esim. yksittäisen menetelmän osalta), mikäli olosuhteet tai rahoitushaun käynnistämishetkellä vallinneet edellytykset ovat muuttuneet siinä määrin, että rahoitushaun toteuttaminen ei enää ole Sitran arvion mukaan mahdollista tai tarkoituksenmukaista. Hakija voi haun ensimmäisessä vaiheessa valita yhden tai useamman menetelmän kokeilun kohteeksi. Valittuja menetelmiä ei voi haun toisessa vaiheessa vaihtaa sellaiseen, jota hakija ei ensimmäisen vaiheen hakemuksessa ole vallinnut. Sanotusta huolimatta, hakijan on kuitenkin mahdollista haun toisessa vaiheessa täsmentää ja täydentää 1. vaiheen hakemuksessaan valittua menetelmää jollakin toisella, uudella menetelmällä, jos hakija katsoo sen tarkoituksenmukaiseksi kokeiluhankkeen toteuttamisen kannalta.