Hankintamenettely, jonka moni tietää, mutta harva käyttää

Huhtikuun seitsemäntenä melkein vuosi sitten joukko yrittäjiä, tutkijoita, asiantuntijoita ja kehittäjiä oli ensimmäistä kertaa koolla Sitran kokoustiloissa. Aikaa nähneet kokoushuoneen tuolit oli aseteltu pöytäryhmiin ja aurinko paistoi utuisista laseista päättäväisesti läpi. Tunnelma oli vähintäänkin odottava. Paikalla olijat olivat Ratkaisu 100 -haastekilpailun osallistujia ja he olivat tulleet kilpailun starttipäivään.

Huoneesta ei taatusti löytynyt ketään, joka odotti innolla hienoa hankintamenettelyä.

Ratkaisu 100 -haastekilpailussa yhdistyi viheliäisiä ongelmia taklaava ajattelu ja innovatiivinen julkinen hankinta; Ratkaisu 100 toteutettiin hankintalain alaisena suunnittelukilpailuna.

Viheliäisten ongelmien ratkaisusta on puhuttu kilpailun yhteydessä enemmän, jälkimmäisestä vähemmän. Miksi siis haastekilpailu ja hankintalain alainen suunnittelukilpailu voivat olla kavereita keskenään?

35 miljardia on kaukana nappikaupasta

Innovatiiviset julkiset hankinnat ovat olleet paljon puheissa etenkin vuoden 2015 jälkeen, kun Juha Sipilän hallitus kirjasi ohjelmaansa tavoitteen lisätä innovaatioita tarvelähtöisesti julkisten hankintojen avulla.

Julkisten hankintojen rooli innovaatiotoiminnan rahoittamisessa on painava, sillä komission arvion mukaan Suomessa tehdään julkisia hankintoja 35 miljardilla vuodessa.

Julkisten hankintojen rooli innovaatiotoiminnan rahoittamisessa on painava.

Sipilän hallituksen tavoitteena on saada viisi prosenttia kaikista hankinnoista innovatiivisiksi. Pelkästään valtionhallinnossa se tarkoittaa yli 194 miljoonan euron mahdollisuutta innovatiivisille tuotteille ja palveluille. Jos innovatiivisten hankintojen tavoite toteutuu kunnissa, niin summat nousevat yli miljardiin, sillä kunnat tekevät noin 75 prosenttia kaikista julkisista hankinnoista. Vertailun vuoksi sanottakoon, että Tekesin tämän vuoden määräraha innovaatiotoiminnan edistämiseen on vähän alle 38 miljoonaa euroa.

Innovatiivinen hankinta haastaa tekijänsä

Innovatiivisuus hankinnoissa voi viitata siihen,

että hankittavaan tarpeeseen ei ole valmiiksi olemassa tuotteita tai palveluita ja siten ne eivät ole ennalta määriteltävissä tai siihen,
miten hankintaprosessi on toteutettu.

Innovatiivinen hankkija ikään kuin heittää haasteen lupaaville toimijoille: pyytää tarjoamaan jotakin uutta tai sovittamaan olemassa olevaa ratkaisua uuteen tilanteeseen. Yleensä innovatiivinen hankinta tarkoittaa, että yritykset (tai tarjoajat) sekä sidosryhmät ovat mukana hankinnan suunnittelussa. (Katso esim. Knutsson ja Thomasson 2014, Kajala 2015).

Hankintatapa, jonka moni tietää, mutta harva käyttää

Tunnetko ketään arkkitehtiä? Hyvä! Nyt pyydä häntä selittämään oman työnsä kautta, mikä on suunnittelukilpailu. Tämän jälkeen yhytä keskusteluun lähin julkisen sektorin projektipäällikkö ja lähesty häntä samanlaisella toimeksiannolla: ”Voisitko kertoa, millaisia kokemuksia sinulla on suunnittelukilpailusta?”

Lyön kympin vetoa, että todellinen tai kuvitteellinen arkkitehtiystäväsi osaa homman sujuvammin.

Suunnittelukilpailu on varsin tavallinen tapa etsiä uusia ratkaisuja rakennus- tai kaupunkisuunnittelussa.

Se johtuu siitä, että suunnittelukilpailu on varsin tavallinen tapa etsiä uusia ratkaisuja rakennus- tai kaupunkisuunnittelussa. Suomen arkkitehtiliiton sivuston mukaan viime vuonna kaupunkiympäristöjä kehitettiin 32 kilpailussa.

Innovaatioita jahdatessaan Hanselin asiakkuuspäällikkö Tuomo Vuorinen haastaa hankkijoita: ”… käsiä ylös: kuinka moni on esimerkiksi tietojärjestelmän suunnittelu- ja määrittelyvaiheessa käyttänyt hyväkseen hankintalain mahdollistamaa suunnittelukilpailua?”

Haastekilpailun yhdistäminen suunnittelukilpailun menettelytapoihin harmaannutti sekä allekirjoittaneen että kollegojen hiuksia. Arvelen, että saimme myös vakituisen paikan Sitran lakitiimin viikkopalaveriagendalle.

Vaivannäkö kuitenkin kannatti. Nyt kerron kolme syytä, miksi:

1. Tarjouspyyntöä on vaikea lähettää toimijoille, joita ei ole

Kilpailuun tiimit voivat osallistua vapaamuotoisina kokoonpanoina. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että osallistuminen ei edellyttänyt Y-tunnusta. Vasta voittajien kanssa tehtävissä sopimuksissa edellytimme oikeushenkilöä.

Haastekilpailumaailma rakentuu avoimen innovaation periaatteiden varaan. Parhaat ratkaisut viheliäisiin ongelmiin eivät ole meillä Sitrassa emmekä tiedä, mistä voisi tilata ratkaisun esimerkiksi työelämän kohtaanto-ongelmaan. Kun haastoimme kilpailuun, avasimme ongelman asettelun ja ratkaisumahdollisuudet useampien ihmisten kehitettäväksi. Saattaa olla, että näillä henkilöillä ei ole vielä yritystä, asemaa virallisissa työryhmissä tai demoversiokaan ihan valmiina.

Kilpailu avaa ongelman asettelun ja ratkaisumahdollisuudet useampien ihmisten kehitettäväksi.

Positiivinen CV jakoi Ratkaisu 100:n ykkössijan ja Osaamisbotti tuli kolmanneksi. Kumpikaan ei olisi voinut osallistua perinteiseen kilpailutukseen, sillä ratkaisujen ympärille syntyivät yritykset kilpailun myötä. Hankinnan aikaisella vuorovaikutuksella on merkitystä sen suhteen, että tiimin luottamus oman ratkaisun suhteen varmistuu. VTT:n tekemän tutkimuksen mukaan vuorovaikutus on hankinnoissa tärkeää, mutta sitä tapahtuu valitettavan harvoin.

2. Ratkaisuista tulee parempia

Kilpailun aikana Sitra toi 95 asiantuntijaa (mentoria, puhujaa, fasilitaattoria jne.) kilpailijoiden avuksi. Sen lisäksi tiimit kehittivät itse ratkaisujaan niille relevanttien kohderyhmien kanssa. Yhteiskunnallisen toimijan näkökulmasta haastekilpailu on perinteistä tarjouskilpailua tai hankerahoitusta parempi keino tukea yhteiskehittämistä.

Kilpailuprosessi on täynnä vuorovaikutustilanteita. Niistä osa on tietenkin merkityksellisempiä kuin toiset. Samoin tiimien valmius hyödyntää yhteiskehittämisen logiikoita vaihtelee. Julkaisemme kevään aikana myös tutkimuksen siitä, miltä tiimien polut näyttivät ja millaiset keskustelut olivat niitä kaikkein merkityksellisimpiä.

Hankkija saa tietoa ratkaisumahdollisuuksista ja tavoitellusta vaikuttavuudesta.

Ratkaisujen parantumisen lisäksi yhteiskehittämisen prosessi kerryttää hankkijalle ymmärrystä hankinnan kohteesta ja kohderyhmistä. Hankkija saa tietoa ratkaisumahdollisuuksista sekä todella pääsee pohtimaan ja määrittämään vaikuttavuutta, jota hankinnalla haetaan. Mikäli kilpailussa kehitetään tuotteita tai palveluita kokeiltavaksi asti, niin ne tuovat lisää tietoa ratkaistavista, usein viheliäisistä ongelmista.

3. Kilpailu jakaa riskiä

Riskejä kaihtava kulttuuri ja varovaisuuden tavoittelu on tyypillisesti ilmaantuva syntipukki julkisia hankintoja tarkastelevissa tutkimuksissa ja raporteissa. Muun muassa Tekesin vaikuttavuusarvioinnin asiantuntija Jussi Kajala kirjoittaa Kalevi Sorsa -säätiölle tuottamassaan raportissa, että innovatiivisten julkisten hankintojen yksi suurimmista esteistä on hankkijoiden haluttomuus tai kyvyttömyys ottaa tai sietää riskejä.

Kajala on samoilla linjoilla innovaatiotalouden professori Mariana Mazzucaton kanssa ja kannustaa valtiota ja kuntia riskinottoon. Tämä usein helpommin sanottu kuin tehty varsinkin, kun riskin kantavat monesti projektipäälliköt, jotka palavat projektin sisällöille, mutta harvoin itse hankinnoille. Sen sijaan Sitralta riskinottoa voidaan odottaa. Onhan Sitran tehtävänä ottaa riskiä julkisen ja yksityisen sektorin puolesta, jotta tulevaisuuden kehitysvaihtoehdot tulevat aidosti testattua.

Mitä jos suhtautuisimme useampiin hankintoihin innovaatiotyönä?

Mutta mitä jos innovatiiviset hankinnat eivät olisi niin riskialttiita? Haastemallinen suunnittelukilpailu antoi meille mahdollisuuden nähdä ennen varsinaista hankintasopimusta, miltä ratkaisu näyttää, mitä näyttöä sen toimivuudesta on ja millaista vaikuttavuutta siltä voidaan odottaa. Tiimit puolestaan laittavat likoon erityisesti aikaansa ja osaamistaan – silläkin uhalla, että eivät tule rahallisesti palkituiksi.

Suunnittelukilpailu – sen paremmin kuin moni muukaan hankinta ei ole vain hallinnollisia tehtäviä. Ratkaisu 100 -kilpailun osalta hankintatapa oli luuranko prosessissa, jonka tavoitteena oli kehittää ratkaisuja osaamisen tunnistamiseen ja hyödyntämiseen liittyviin ongelmiin. Kehittäminen ja vuorovaikutus prosessin aikana on lihakset ja hermosto, joka tekee asioista kiinnostavia ja mielekkäitä.

Mitä jos suhtautuisimme useampiin hankintoihin innovaatiotyönä? Millaiset asiat teidän hankintatavoissanne muuttuisivat?