Heikkoja signaaleja koko organisaatiolle – helposti ja hauskasti

Heikot signaalit ovat kiehtovinta tulevaisuustietoa. Ne kertovat tänä päivänä orastavista uusista ilmiöistä, joista voi tulla tulevaisuudessa merkittäviä trendejä.

Omassa väitöskirjassani 2010 käsittelin heikkoja signaaleja organisaation tulevaisuusoppimisessa. Väitöskirjani nojasi tulevaisuuden tutkimuksen teorioiden lisäksi organisaation oppimisen teorioihin. Keskeinen viesti organisaation oppimisessa on se, että työntekijän oppiminen ei tarkoita suoraan sitä, että koko organisaatio oppisi. Tähän vaaditaan sitä, että tieto leviää ja omaksutaan koko organisaatiossa. Tätä varten organisaatiossa tarvitaan mm. tiedon tallentamiseen ja jakamiseen liittyviä ratkaisuja.

Sovelsin tätä organisaation oppimisen näkemystä organisaation tulevaisuusoppimiseen – eli siihen, miten organisaatiossa kerätään, säilötään, jaetaan ja analysoidaan tulevaisuustietoa, kuten heikkoja signaaleja ja trendejä. Kehitin väitöskirjatutkimuksessani menetelmän, jota kutsun Tulevaisuusikkunaksi. Tulevaisuusikkunan ajatus on kollektiivisesti kerätä heikkoja signaaleja koko organisaatiossa, levittää tätä tietoa visuaalisesti helposti omaksuttavalla tavalla ja käyttää tätä tietoa hyväksi tulevaisuustyössä.

Tulevaisuusikkuna tuo organisaatiolle heikkoja signaaleja helposti omaksuttavassa muodossa

Tulevaisuusikkuna menetelmän tausta-ajatuksena on se, että jokainen organisaation työntekijä toimii silminä ja korvina tulevaisuudelle. Jokainen työntekijä on siis valjastettu heikkojen signaalien keräämiseen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työntekijät ottavat kännykällään kuvia erilaisista uusista asioista ja ilmiöistä, joihin he törmäävät. Työntekijät lähettävät näitä kuvia, joihin on liitetty myös lyhyt kuvateksti avaamaan kuvan sisältöä, Tulevaisuusikkunaan, eli käytännössä työkaluun, joka kokoaa lähetetyistä kuvista kuvaesityksen. Kuvaesitykset rullaavat sitten organisaation eri tiloissa esimerkiksi kahvihuoneessa, ruokalassa, hississä, kokoustiloissa jne. Kuvashown ajatuksena on jakaa työntekijöiden bongaamia heikkoja signaaleja koko organisaatiolle ja kannustaa tulevaisuusajatteluun. Koska materiaali on visuaalista, uusien signaalien omaksuminen on helppoa.

Väitöskirjassani testasin tulevaisuusikkunaa VTT:llä sovelletusti vuosina 2006-2007. Tällä kertaa heikot signaalit oli kerätty jo etukäteen, ja niitä näytettiin viikon ajan VTT:n digitalon aulassa. Tämän jälkeen Tulevaisuusikkunasta kysyttiin mielipiteitä VTT:läisiltä. Moni vastanneista koki, että Tulevaisuusikkuna toi uusia ajatuksia tulevaisuuteen liittyen. Samoin, moni vastaajista koki, että omassa työssään Tulevaisuusikkuna voisi olla käyttökelpoinen työkalu tulevaisuusajattelun aktivoinnissa.

Testauksen jälkeen olen valitettavasti itse päässyt käyttämään Tulevaisuusikkunaa vain muutamassa organisaatiossa. Olen kuitenkin yhä sitä mieltä, että Tulevaisuusikkuna olisi hyvä työkalu heikkojen signaalien jakamiseen ja tulevaisuusajattelun aktivoimiseen organisaatioissa. Erityisesti organisaatioissa, joissa ihmiset matkustavat eri puolilla maailmaa, heikko signaalia materiaalia varmasti kertyy kiitettävästi. Tulevaisuusikkunan hyvinä puolina voidaan mainita mm. seuraavat seikat:

• Tulevaisuusikkuna kannustaa koko organisaatiota- sen jokaista jäsentä- tulevaisuuden havainnointiin
• Heikkojen signaalien kerääminen on helppoa ja hauskaa (vain kännykkäkuvan otto)
• Heikkojen signaalien raportointi on helppoa ja nopeaa (esim. multimediaviesti)
• Heikot signaalit leviävät organisaatiossa kivuttomasti.
• Heikot signaalit myös säilyvät organisaatiossa ja niitä voidaan käyttää hyväksi esimerkiksi tuotekehitysprosessissa
• Heikko signaali -kuvashow kannustaa työntekijöitä keskustelemaan tulevaisuudesta ja kehittämään itse uudenlaisia ideoita.

Ennen kaikkea Tulevaisuusikkunan viesti organisaatioille on se, että tulevaisuus tapahtuu ruohonjuuritasolla, jokaisen työntekijän nenän edessä. Tulevaisuuden havainnointi on jokaisen työntekijän mielenkiintoinen tehtävä.