Kutsuminen keskusteluun

Kun olet määritellyt keskustelun tavoitteet ja kohderyhmän, pysähdy pohtimaan mikä saa kohderyhmän tulemaan paikalle keskusteluun. Kutsumiseen kannattaa käyttää aikaa – moninainen keskustelijajoukko vaikuttaa merkittävästi uusien oivallusten syntymiseen. Panosta etenkin sellaisten ihmisten kutsumiseen, jotka yleensä jäävät vastaavien keskusteluiden ulkopuolelle. Alla olevilla vinkeillä onnistut tässä, mutta tämä vaatii enemmän aikaa ja resursseja kuin todennäköisesti olet aiemmin kutsumiseen käyttänyt. Jo valmiiksi aktiiviset tulevat mukaan pienemmälläkin vaivalla.

Miten? 

Eri kutsutapoja on lukuisia, mutta seuraavat vaiheet toimivat kaikissa:

1. Määrittele keskustelun tarve ja tavoitteet. Kutsuprosessi lähtee liikkeelle jo tästä.
2. Tunnista keskustelun kohderyhmä tarpeen ja tavoitteen pohjalta. Keskustelun tavoitteiden perusteella kannattaa miettiä, keitä tarkalleen ottaen halutaan paikalle keskustelemaan. Keneen asia vaikuttaa, keille asia on tärkeä? Mieti myös, ketkä eivät normaalisti osallistu keskusteluun tästä aiheesta.
3. Löydä parhaat kontaktihenkilöt, joiden kautta saat kohderyhmän paikalle. Tunnista muutama tärkeä henkilö tai organisaatio, joiden kautta saat kohderyhmäsi paikalle. Ketkä kohtaavat heitä jo valmiiksi?
4. Kutsu kontaktihenkilöt mukaan keskusteluun ja neuvottele heidän kanssaan kutsujen levittämisestä.  Tapaa konkaktihenkilöt kasvotusten tai vähintään soita heille henkilökohtaisesti. Kutsu heidät mukaan keskusteluun ja neuvottele heidän kanssaan kutsujen levittämisestä kohderyhmälle. Mieti yhdessä kunkin kontaktihenkilön kanssa, miten kohderyhmä saadaan parhaiten paikalle. Muista, että järjestäjä on kuitenkin viime kädessä vastuussa kutsuista ja pitää huolta, että kutsu vastaa dialogin sisältöä. Jos keskustelun aihe on kohderyhmälle merkityksellinen, on kontaktihenkilöiden helppo levittää kutsua.
5. Kohdenna kutsut oikeisiin kanaviin ja kutsu kohderyhmän kielellä. Tärkeää on kohdentaa kutsut yhdessä kontaktihenkilöiden kanssa. Mitkä ovat juuri ne kutsukanavat ja -tavat, jotka saavat kohderyhmän paikalle? Muista myös kohdentaa kutsuteksti kohderyhmän mukaan.
6. Suunnittele kutsun eri osat. Kutsuilla virität osallistujia jo etukäteen hyvään dialogiin ja viestität että heidän osallistumisensa on arvokasta. Kutsun osia ovat: a) varsinainen kutsu b) vahvistusviesti ja c) saapumisohjeet ja muu info juuri ennen keskustelua. Mieti kunkin kohderyhmän kohdalla, missä kanavissa kutsun eri osat kannattaa välittää – kasvotusten, puhelimitse, tekstiviestillä vai sähköpostilla.

Mieti kutsua kirjoittaessa:

• Mikä saa osallistujasi tulemaan paikalle keskusteluun? Eläydy heidän maailmaansa.
• Minkä tavoitteen kirjoitat kutsuun?
• Mitä keskustelussa tapahtuu ja mikä on päivän ohjelma?
• Missä ja milloin keskustelu järjestetään? Kuka järjestää? Mitä käytännön asioita kannattaa huomioida?

Vinkkejä osallisuuden vahvistajalle:

Huolehdi resursseista.
Monimuotoisen joukon kutsuminen vaatii hieman työtä ja aikaa, mutta se palkitsee. Käy läpi, kuinka paljon resursseja on käytettävissä ja kuinka laajasti eri lähtökohdista tulevia osallistujia toivotaan keskusteluun

Varmista moninaisuus.
Opit enemmän, jos paikalla on muitakin kuin oman talon väkeä tai muuten tuttua porukkaa.

Kutsu henkilökohtaisesti.
Tehokkain kutsu on henkilökohtainen. Kontaktihenkilöt voivat kutsua henkilökohtaisesti esimerkiksi oman työnsä lomassa tilanteissa, jossa he jo valmiiksi kohtaavat kohderyhmää. Muista myös, että itse jalkautuminen on vaikuttavaa. Nouseminen poterostasi ei-kenenkään-maalle ja ihmisten kutsuminen yhteen palkitsee takuulla.

Käytä etunimeä, älä titteliä.
Anna ihmisten määritellä itsensä niin kuin he haluavat. Näytä itse esimerkkiä.

Arvosta jokaisen osallistumista.
Dialogissa jokaisen osallistuminen ja kokemus on arvokasta. Kerro tämä jo kutsumisvaiheessa – virittäytyminen alkaa jo kutsuista.