sisällön esikatselussa tai sisältösivulla.
Palveluiden tuottaminen vaatii lähes aina asiakkaiden, kumppaneiden tai työntekijöiden henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietojen asianmukainen käyttö on tiukasti säänneltyä ja siksi yrityksille työlästä.
“Maailman arvokkaimmat yritykset ovat kaikki henkilötietoja laajasti hyödyntäviä yrityksiä. Tietojen käsittelyyn liittyy kuitenkin velvoitteita, eikä se ole aina helppoa”, tiivistää Privaonin teknologiajohtaja ja perustajaosakas Tomi Mikkonen.
Siksi Privaon kehitti pilvipalveluna toimivan järjestelmän, joka auttaa organisaatioita toimimaan sääntelyn vaatimalla tavalla. Käytännössä se antaa valmiin pohjan tietosuojan säännöllisiin tehtäviin eli niin kutsuttuun vuosisuunnitteluun sekä työkaluja suunnitelman tehtävien toteuttamiseen. Vuosisuunnittelua voi verrata kirjanpidon säännöllisiin kuukausi- ja vuosikohtaisiin tehtäviin. Siihen kuuluu esimerkiksi ohjeistusten ylläpitoa ja raportointia.
“Vuodessa on lista hoidettavia tehtäviä, joista moniin ohjelmisto tarjoaa myös työkaluja. Vuosisuunnitelman tehtäviin kuuluu esimerkiksi tarkistaa, että organisaatiolla on ajantasainen ohje tietoturvaloukkausten käsittelyyn. Jos tietoturvaloukkaus tapahtuisi, palveluun kuuluvan työkalun avulla käyttäjä voi arvioida tilanteen vakavuutta ja vaadittuja toimia”, Mikkonen selvittää.
Kuten tietosuoja- myös muu sääntely on monimutkaista, ja uusien käytäntöjen luominen sääntelyn noudattamiseksi syö resursseja. Teknologiat ja työkalut, jotka helpottavat yritysten arkea ja sääntelyyn sopeutumista voivat olla yrityksille siksi arvokas apu.
Suunnitelmallisuus parantaa henkilötietojen käsittelyä
Mikkosen mukaan moni tietosuojavastaava huolehtii, onko osannut ottaa kaiken tarvittavan huomioon. Kun teknologia on sääntelyn noudattamisen tukena, työ helpottuu ja velvollisuudet tulevat hoidetuiksi.
“Tämä on kuin tietosuojavastaavan kirjanpito-ohjelma, joka tuo mielenrauhan ja suunnitelmallisuutta sekä helpottaa raportointia. Tällä hetkellä valitettavan monessa organisaatiossa raportoidaan yhä käsityönä exceleillä. Järjestelmästämme saa automaattisesti avainluvut ja statustiedot esimerkiksi johdolle. Myös tietosuojan vuosiraportin tekeminen nopeutuu.”
Viime kädessä ratkaisusta hyötyvät kaikki, joiden tietoja käsitellään. Kun sääntelyn noudattamisen apuna on teknologia, joka ohjaa toimimaan oikein, esimerkiksi yritysten suoramarkkinointikäytännöt parantuvat: viestejä lähetetään suunnitellummin ja ihmisten tekemiä markkinointikieltoja ja uutiskirjeiden peruutuspyyntöjä kunnioitetaan.
Lisääntyvän sääntelyn maailmassa tukea tarvitsevat etenkin pk-yritykset
Tulevaisuudessa digitaalisia teknologioita ja palveluja koskevan sääntelyn määrä Euroopan unionissa vain kasvaa. Samalla korostuu tarve sääntelyteknologioille, jotka auttavat organisaatioita toimimaan sääntelyn edellyttämällä tavalla ja vapauttavat aikaa ja resursseja toiminnan kehittämiseen.
“On oleellista, että sääntelyn vaatimat toimet saadaan hoidettua yrityksen kokoluokkaan soveltuvalla tavalla. Erityisesti pienemmät ja keskisuuret yritykset tarvitsevat kustannustehokkaita ja käytännönläheisiä ratkaisuja”, Mikkonen sanoo.
Nykyisen palvelun kehittämisen ohella Privaonin suunnitelmissa on kehittää vuosisuunnitelmamalliin pohjautuvia ratkaisuja myös muulle sääntelylle, kuten sähköisen viestinnän tietosuojaan keskittyvälle ePrivacy-direktiiville ja Euroopan unionin tulevalle tekoälyasetukselle.
