Sitran Demokratiadrinkit -tapahtumasarjan sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste​

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterin rekisterinpitäjä on:
Suomen itsenäisyyden juhlarahasto (”Sitra”) (y-tunnus 0202132-3).

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:
Joel Lindqvist
Projektikoordinaattori, Digitaalinen valta ja demokratia

Suomen itsenäisyyden juhlarahasto (”Sitra”)
Osoite: Itämerenkatu 11 – 13, PL 160, 00181 Helsinki
Puhelin: +358 294 618 991
Sähköposti: kirjaamo@sitra.fi

Tietosuojavastaava:
Janika Skaffari
kirjaamo@sitra.fi

2. Rekisterin nimi

Sitran Demokratiadrinkit -tapahtumasarjan sidosryhmärekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sitra käsittelee henkilötietoja tarkoituksissa, jotka todetaan Suomen itsenäisyyden juhlarahastosta annetussa laissa (717/1990) sen tehtäviin ja tavoitteisiin kuuluviksi siltä osin kuin ne liittyvät Sitran demokratia ja osallisuus -teemaan sisältyvän digitaalinen valta ja demokratia-projektin yhteydessä toteutettavaan Demokratiadrinkit -tapahtumasarjaan ja siihen liittyvän uutiskirjeen toteuttamiseen.

Demokratiadrinkit on tapahtumasarja, jonka Sitra järjestää yhteistyökumppaniensa kanssa. Tapahtumia on noin kerran kuukaudessa ja järjestämisvastuu on kiertävä. Kutsuja yksittäiselle tapahtumakerralle voidaan lähettää kaikkien yhteistyökumppanien toimesta. Kukin kutsuja lähettävä yhteistyökumppani lähettää kutsut itsenäisesti omien asiakas- ja sidosryhmiensä edustajille ilman, että kutsuttavien henkilötietoja jaettaisiin Sitralle tai muille yhteistyökumppaneille. Sitra voi kutsua tapahtumiin pääasiassa Sitran sidosryhmä- ja markkinointirekisteriin kuuluvia tahoja ja käsittelee näitä henkilötietoja ks. rekisterin tietosuojaselosteen mukaisesti. Demokratiadrinkit -tapahtuman kutsun saajalta ei edellytetä ilmoittautumista tapahtumaan, joten osallistujien tietoja ei kerätä eikä näin ollen myöskään jaeta järjestävien yhteistyötahojen välillä.

Demokratiadrinkit -tapahtuman kutsun saajalle tarjotaan kutsussa mahdollisuutta liittyä Sitran ylläpitämälle Demokratiadrinkit-uutiskirjeen postituslistalle. Uutiskirje lähetetään säännöllisin väliajoin ja se sisältää tietoa tulevista Demokratiadrinkeistä ja mahdollisesti muista demokratiaan liittyvistä teemoista. Uutiskirjeen tilaaminen tapahtuu kutsussa olevan linkin kautta Sitralla käytössä olevan sähköisen alustan avulla. Tämä rekisteri kattaa uutiskirjeen tilaamiseen ja lähettämiseen liittyvät henkilötiedot ja niitä käsitellään tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

4. Käsittelyn oikeusperusteet

Sitra käsittelee tietosuojaselosteen 5. kohdassa yksilöitäviä henkilötietoja suostumuksen perusteella. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn pyydetään Demokratiadrinkit -tapahtumasarjaan liittyvän uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä.

5. Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja rekisteröidyistä

a) henkilön (rekisteröidyn) nimi ja sähköpostiosoite;

b) Henkilön (rekisteröidyn) käyttämä kieli;

c) Uutiskirjepalveluun sisältyvän seurantaominaisuuden kerryttämät tietosisällöt (henkilön (rekisteröidyn) avausten ja klikkausten seuranta);

d) mahdollisesti henkilön (rekisteröidyn) organisaatio ja titteli;

e) mahdolliset muut henkilön (rekisteröidyn) vapaaehtoisesti Sitran tietojärjestelmään antamat tiedot esimerkiksi osaamisestaan, ammatillisesta tai muusta taustastaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään Demokratiadrinkit -tapahtumasarjan liittyvän uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Uutiskirjeen toteuttamiseen liittyviä rekisteröityjä koskevia henkilötietoja säilytetään Demokratiadrinkit -tapahtumasarjan kestoajan.

Muilta osin rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Sitra arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi Sitra toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

8. Henkilötietojen vastaanottajat (vastaanottajaryhmät) sekä tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja luovutetaan Sitran alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja Sitran lukuun tuottaessaan Sitralle uutiskirjeen tilauksen ja toteutuksen sisältävän palvelun.

Muilta osin rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirtäessään henkilötietoja Sitra noudattaa EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita koskien henkilötietojen siirtoa kolmansiin maihin, toteuttaa tarvittaessa muut asianmukaiset suojatoimet tai varmistaa, että kolmannessa maassa taataan riittävä tietosuojan taso.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja sisältäviä mahdollisia fyysisiä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimilla, joita säilytetään lukitussa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Palvelimet on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella.

Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Sitra on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan niiden lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat rekisteröityvät Sitran IT-järjestelmien lokitietoihin.

Sitran työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:

a) oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraavat tiedot:

b) oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen;

c) oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä;

d) oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa;

e) oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa;

f) oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot, jotka rekisteröity on toimittanut Sitralle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle sen rekisterinpitäjän estämättä, jolle henkilötiedot on toimitettu, jos käsittely perustuu asetuksen tarkoittamaan suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti;

g) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 1 mainitulle Sitran yhteyshenkilölle.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä rekisteröidyille sähköpostilla. Muutokset voivat perustua esim. lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.