#4 Tio tips för att skapa effektivitet

Rekommendationer för de olika parterna i ett resultatbaserat finansieringsavtal eller ett SIB-avtal har sammanställts utifrån intervjuer, Sitras publikationer och sammanfattningen av de intervjuer som genomfördes våren 2019 med kommuner och tjänstemän. Kapitalförvaltaren FIMs direktör Jani Kempas, välfärdsdirektören för Lojo stad Katri Kalske och utvecklingschef Miika Keijonen från Live Palvelut har också delat med sig av sina synpunkter. FIM deltar i alla resultatbaserade finansieringsavtal eller SIB-projekt, Lojo stad håller på att inleda Barn-SIB och Live Palvelut främjar sysselsättningen bland annat genom Koto-SIB som stöder bland annat integration av invandrare.

Rekommendationer

1. Utveckla modelleringen

Modellering är ett sätt att skapa gemensam förståelse för de ekonomiska och funktionella premisser som utgör ramen för inverkan och på längre sikt effektiviteten. SIB-modellering omfattar tre faser: 1) modellering av samhällsnytta 2) modellering av inverkan och 3) funktionell modellering. Med hjälp av modelleringen kan även de indikatorer som behövs för uppföljningen av resultaten definieras.

Modelleringen beskriver hur ett mål uppnås, och modelleringen sker i olika skeden av effektkedjan. Syftet är att visa att de uppnådda effekterna verkligen har uppstått till följd av det arbete som utförts och inte bara i misstag.

Med hjälp av modellering försöker man först beskriva och utreda nuläget och hitta saker som man genom att ändra sannolikt kan skapa större effekter med. Som exempel kan man ta hur Tavastehus stad började utreda de ökade kostnaderna för barnskyddet och hittade ett skede där det sannolikt skulle löna sig att ingripa i saker.

2. Upprätta tydliga mål och indikatorer

Det är bara mål som ger resultat. Målet med exempelvis Koto-SIB är att hjälpa invandrare bli sysselsatta snabbt. Inom programmet kan man även studera finska och arbetslivsfärdigheter samt få handledning och coachning enligt behoven i arbetslivet. Programmets enda mål är ändå sysselsättning. Om målet till exempel skulle vara att lära sig finska, kan verksamheten få fel betoning, inte faktisk sysselsättning utan att lära sig språket. Det här har till exempel en av serviceproducenterna i Koto-SIB-programmet, Live Palvelut, lärt sig. Resultatmålet måste vara tydligt och godkänt av alla parter och alla måste känna till det. Om målen är otydliga är det svårt att upprätta indikatorer.

Med hjälp av modellering av samhällsnyttan kan man definiera resultatmålen och även de indikatorer som behövs för att följa upp resultaten. Indikatorerna kan upprättas efter att målen har definierats. Vid behov kan indikatorerna behöva utvecklas. De visar hur SIB-projektet leder till långvarig effekt.

Mätningen är nödvändig. Fel indikator leder till felaktiga resultat. Om ett SIB-projekt har sysselsättning som mål, mäter indikatorerna lyckad sysselsättning. Till exempel i projektet Tyhy-SIB som främjar arbetshälsa var en av stötestenarna i projektet valet av indikator, och genom det lärde sig organisationerna inom den offentliga sektorn och serviceföretagen att indikatorn och målet måste vara likriktade och att organisationernas utgångsläge måste utredas ordentligt.

Utöver resultatmätare lönar det sig att utnyttja indikatorer som styr verksamheten och hjälper till att rikta resurser rätt, samt processmätare som hjälper till att utvärdera verksamhetens kvalitet.

3. Rapportera, berätta, skapa exempel

Kommunerna och de som producerar tjänster för samhällsutveckling behöver information om resultaten från tidigare SIB-projekt till stöd när de fattar beslut om nya projekt. Om det saknas bevis på resultaten minskar kommunernas intresse för att bygga upp nya projekt. Bristen på resultat försämrar trovärdigheten hos SIB och investeringar i samhällsutveckling. Resultaten bör alltså lyftas fram och tas upp. Man ska dock komma ihåg att SIB-projekten är olika. En del projekt har sådana mål att resultaten inte syns förrän om flera år. Till dess kan man berätta vad man lärt sig till exempel om hur planeringen och genomförandet av projektet gick till exempel när modelleringar görs.

Om man inte förstår betydelsen av effektivitet, investeringar i samhällsutveckling och SIB, inleds inte heller några nya projekt. Exempel på viktiga frågor är Hur har Finlands situation faktiskt förbättrats med hjälp av investering i samhällsutveckling eller en SIB-modell? Varför behöver man göra främjande och förebyggande arbete på resultatbaserad grund? Hurdana resultat kan man få till stånd med en SIB-modell?

I SIB-projekt är det ur kommunens tjänsteinnehavares perspektiv svårast att förstå sig på finansieringsmodellen, beräkningarna och investeringslogiken när det gäller följande: Hur rör sig pengarna? Hur kan matematiska finansieringsanalysekvationer tolkas? En stor utmaning är hur tjänsteinnehavarna ska kunna motivera för beslutsfattarna att investerarna får en bonus och vad det innebär till exempel för kommuninvånarna. I serviceproducentens organisation är det viktigt att lära sig förstå vad det innebär att producera tjänster som är inriktade på effektivitet: Varför produceras effektiva tjänster? Vad är syftet med effektiva tjänster? Vad uppnår man med hjälp av dem?

Utmaningarna som framkommer i projekten behöver man gå igenom så att andra kan bereda sig på dem i förväg. För att kommunerna inte ska hamna i underläge när de diskuterar med investerarna, är det bra att coacha tjänsteinnehavare och beslutsfattare i hur de ska hantera investerare.

4. Reservera tid

När ett SIB-projekt inleds är det bra att reservera gott om tid för det, i synnerhet i början. Det krävs tålamod att göra något nytt. Det tar tid att tillägna sig nya saker och verksamhetssätt. Om tidtabellen är för knapp kan projektet gå i stöpet. När projektet fortskrider måste man vara redo att ändra på verksamhetssätten om det visar sig att de metoder man valt inte fungerar.

5. Samarbeta

Ha ett så omfattande samarbete som möjligt. Alla som har utsetts till ansvarspersoner i SIB-projektet från den offentliga sektorn, serviceproducenten och investeraren måste delta och engagera sig. Tillsammans kan de till exempel utveckla praktiska verktyg. För att samarbetet mellan den som köper resultat och den som säljer tjänster, det vill säga organisationen inom den offentliga sektorn och serviceproducenten ska vara lyckat är det viktigt att de arbetar tillsammans i det gemensamma projektet för att uppnå effektivitet. Om båda bara tar hand om sitt eget och interaktionen är knapp, går saker inte framåt.

6. Välj rätt personer till rätt platser

När ett SIB-projekt ska genomföras lönar det sig att välja människor i organisationen som är genuint intresserade. När de har valts ut är det bra att ge dem befogenhet att sköta saker på det sätt de anser vara bäst. Man måste ta tid för det konkreta arbetet och röja undan gamla uppgifter som står i vägen för nya. De som gör arbetet är budbärare. De försöker också få andra i sin organisation att förändra sina tänkesätt. Även om en person har utsetts till ansvarsperson får inte allt arbete lastas över på den personen. När flera människor är med blir arbetet lättare.

7. Stöd de som gör det praktiska arbetet och beslutfattarna

En offentlig organisation, till exempel kommunens ledning, måste berätta tillräcklig om SIB-projektet för både tjänstemän och förtroendevalda även i nämnderna. Ledningen ska stöda dem som utför det praktiska arbetet och ha en öppen dialog om de effektiva tjänsterna med hela organisationen och i kommunerna till exempel med kommuninvånarna, det vill säga skattebetalarna, när frågor väcks. Samma engagemang gäller serviceproducenterna: på Live Palvelut som deltar i Koto-SIB är till exempel effektivitet ett centralt mål för hela organisationen och man försöker få den att öka i all verksamhet.

8. Låt processen leva och andas

När det är fråga om effektiva tjänster kan processen inte vara huggen i sten. Arbetet måste utvecklas. De som utför arbetet måste vara redo att förändras och ändra på processen. När man hittar problem kan man och bör man åtgärda dem omedelbart. Det är bra att försöka göra idén om effektiva tjänster till en del av vardagen och det vardagliga arbetet. Där är det till exempel till hjälp att målen med effektiviteten har beaktats i arbetstagarnas egna mål.

9. Uppmuntra forskning

Försök utöka forskningen om SIB-projekt och överlag om effektiv verksamhet. Forskning ökar kunskapen om vad det lönar sig att satsa på och hur. Se till att SIB-projekten omfattar högklassig forskning vid statliga forskningsinstitut eller universitet. SIB-projekten mäts noggrant, så de erbjuder ett bra material för forskning och hjälper till att öka förståelsen om effektivitet och kunskapsledning. Forskningen ger också ny information om resultaten av främjande och förebyggande åtgärder.

10. Utöka metoderna för kunskapsledning i kommunen

Många av svårigheterna med SIB-projekt hänger ihop med att kommunerna saknar kunskap om effektiviteten hos deras egna tjänster. Det är arbetsdrygt att leta upp och komplettera data. Det blir lättare att utnyttja SIB-modellen och tillhörande modelleringar om kommunerna har tillgång till bättre data i sin verksamhet.

Tre perspektiv på SIB-projekt

Jani Kempas, FIM

Fondaktören efterlyser produktifiering

”I SIB-projekt gör kapitalförvaltaren FIM eller en annan fondaktör en investeringsprodukt av projektet, vanligtvis en fond. FIM ansvarar för valet av de resultatbaserade avtal som ska finansieras, för den ekonomiska modelleringen av verksamheten och förhandlar med den offentliga sektorn om innehållet i avtalet, bland annat om resultatpremien. Fondförvaltaren ansvarar för projektets budgetering och serviceproducentavtal.

Vi har diskuterat fastställandet av den här arbetsfördelningen mycket bland annat med investerare och myndigheten. Det krävs tillstånd för fondförvaltning och riskhantering av fonder, och andra kan inte göra det jobbet. De som är kunniga inom området kan däremot ansvara för förvaltningen.

Hittills har fondförvaltarens andel inte varit ekonomiskt lönsam och den tid som lagts ner på projekten har ännu inte betalat sig. Vi tror ändå att vi efter den långsamma starten kan göra verksamheten ekonomiskt lönsam.

SIB borde produktifieras så att kommunerna kan erbjudas paket där kostnaderna är definierade i förväg. Än så länge är vi långt ifrån produktifiering. Mervärde uppstår inte om vi varje gång tvingas göra många bakgrundskalkyler och mycket arbete. Det är tungt om alla SIB-projekt är olika och alltid kräver att ett nytt team anlitas.

Ute i världen är det i synnerhet rika privatpersoner med andra motiv än professionella som investerar i produkter som SIB-projekt. I Finland är det bara professionella investerare som investerar i SIB för tillfället. Det är synd, för vi kontaktas ofta av icke-professionella investerare som skulle vilja investera i SIB-fonder, men det finns inte möjlighet till det ännu.

Tillsammans med tillsynsmannen diskuterar vi en utvidgning av målgruppen till icke-professionella investerare och vi försöker hitta en lösning som alla parter kan vara nöjda med. Det är dock fråga om en produkt som inte är välkänd och som är något komplicerad, och det är förståeligt att tillsynsmannen är orolig över investerarens ställning.

De offentliga sektorn behöver sparrning och hjälp med modelleringen för att definiera lämpliga projekt, eftersom de inte är vana vid sådana här anskaffningsmekanismer. FIM kan inte fungera som sparrningspartner eftersom vi sitter på andra sidan förhandlingsbordet. Om man vill att en sådan här anskaffningsmodell ska bli vanligare, behövs en tredje part, en konsult som köparen litar på. Hittills har det varit Sitra. Kommunkunderna behöver mycket tid på sig.

Med hjälp av modellering kan vi få kommuner och politiker att tro på hur dyra problemen är när de uppstår och att det lönar sig att förebygga dem.

Förhoppningsvis blir det inte alltid lika svårt att komma igång. I slutändan borde det här ändå vara lönsamt för alla.”

Jani Kempas
direktör, investering i samhällsutveckling,
FIM

Katri Kalske, Lojo stad

Finansieringsmodell utmanar staden

”Vi ska sätta igång ett Barn-SIB som vi har förberett i ett år. Som sektorchef hör det till min basuppgift att främja kommuninvånarnas välfärd, främja en smidig vardag och ett gott liv. Målet är att stöda familjerna i tid innan problemen har vuxit sig så stora att det krävs dyra och korrigerande tjänster.

Ur stadens tjänsteinnehavares perspektiv är det svåraste att förstå finansieringsmodellen alltså beräkning och investeringslogik, hur pengarna rör sig och hur svåra matematiska finansieringskalkyler ser ut. Vi har ansträngt oss väldigt mycket. Utmaningen har varit att motivera för beslutsfattarna varför vi betalar investerarna för resultat.

I Barn-SIB funderade vi på hur familjerna väljs ut som föremål för investering och på vilka kriterier. Det är inte lätt att lyckas med det. Vi försöker plocka ut familjer som med stor sannolikhet skulle bli klienter som behöver omfattande tjänster inom barnskyddet.

Våra samarbetspartners stöd har alltid varit viktigt för att vi ska kunna ta oss framåt. Kommunerna skulle inte gå in i sådant här på egen hand.

Tjänsteinnehavarna måste presentera sakerna på ett enkelt sätt för beslutsfattarna. De måste förstå att vi sparar på att kostnader inte tillåts uppstå. Jag var också tvungen att kalla på FIMs samarbetspartner några gånger när jag inte kunde förstå det här.

Den som undertecknar ett SIB-avtal har ett stort ansvar i kommunen, eftersom det handlar om stora summor pengar. Vi har kunskap och förståelse för marginaliseringsutvecklingen och vi känner igen riskerna. Vi har en stark känsla för vad som borde förändras. Jag tror att vi lyckas hitta rätt familjer.

Vi var ivriga att gå framåt när avtalen blev klara i våras. Vi skulle ha velat sätta igång direkt efter sommaren, men som tur är började vi först efter jul. Hösten har gått åt till att förbereda stadens egna anställda. Man behöver inte ha bråttom.

Vi har kommunicerat aktivt med kommuninvånarna. Responsen har varit positiv. Ett lokalt företag har investerat i fonden och har förhållit sig positiv till den, för företaget vill hjälpa till att ta ansvar för samhället.”

Katri Kalske
välfärdsdirektör,
Lojo stad

Miika Keijonen, Live Palvelut

Serviceproducenten fokuserar på ett mål

”När vi inledde Koto-SIB för tre år sedan, visste ingen hur SIB-projekt genomförs. Vi diskuterade mycket med projektfinansiären Epiqus (numera FIM), arbets- och näringsbyrån i Nyland och andra serviceproducenter.

Vi har inga andra mål än sysselsättning, även om vi till exempel erbjuder språkundervisning. Om vi inte kräver sysselsättning skriftligen och det inte är det viktigaste målet, kan andra saker börja styra arbetet.

Vi har lett klienterna på individuell nivå. Vi har inte prutat på det nu heller, men vi gör det i team. Tidigare arbetade vi individuellt med varje person och nu arbetar vi med individer på teamnivå. Ju mer vi arbetat tillsammans, desto tydligare har verksamheten blivit. Teamet har själv fått fundera ut bästa möjliga verksamhetssätt. Vi har tillsammans funderat på skalningen av verksamheten.

Dessutom gav vi en person i vårt team möjlighet att enbart fokusera på att skapa företagssamarbete. Den personen skaffade kontakter till företag och resten av oss hänvisar klienterna till dem. På så sätt har vi fått fram företagskundernas behov, alltså vad företagen letar efter. Det är tydligt för alla att vårt enda mål är att människor ska få jobb. Vi försöker ge folk en mening genom arbete och delaktighet. Vi strävar efter att så många som möjligt ska hitta sin egen plats.

Arbetet har varit oerhört produktivt i år. Sysselsättningsgraden har varit 59 procent, när den för hela Koto-SIB har varit cirka 50 procent.

Arbets-SIB ska sätta igång, och det ömsesidiga förtroendet är starkt. Tillsammans med arbets- och näringsbyrån har vi lärt oss att det kanske inte har varit så lätt som vi föreställde oss, för resultatbaserade finansieringsavtal är något nytt för den offentliga sektorn. Som tur är har det vid arbets- och näringsministeriet funnits folk som har trott på det här och hjälpt till att främja arbets-SIB. Deras förtroende har gett oss befogenhet att göra saker på ett nytt sätt.

Vår uppgift i samhället är att stödja och hjälpa människor som behöver hjälp och som har svårt att ta sig framåt självständigt. Det är den gruppen vi stöder. Våra aktörer måste ta ansvar.”

Miika Keijonen
utvecklingschef,
Live Palvelut

Kontakta oss