Beskrivning av handlingsoffentligheten

I lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019, ”informationshanteringslagen”) föreskrivs om uppgifter som hör till informationshanteringsenheter. Till informationshanteringsenhetens uppgifter hör bland annat att upprätthålla en beskrivning av sina informationslager och ärenderegister (28 §). Sitra tillämpar tillämpliga delar av informationshanteringslagen.

Syftet med denna beskrivning av handlingsoffentligheten är att ge en överblick över informationshanteringen av Sitras ärenderegister och tjänster. Målet med beskrivningen är att hjälpa medborgare vid specificering av innehållet i begäranden om information som gäller Sitras verksamhet.

Informationssystem

Information om ärenden som gäller Sitra och deras behandlingsskeden samt handlingar som gäller ärenden behandlas i Puhti, Sitras informationssystem för beslutsfattande och projektförvaltning. Dessutom behandlas handlingar i informationssystemet Office365.

Informationslager

I Sitras informationslager behandlas informationsmaterial som behövs i Sitras verksamhet. En lista över Sitras informationslager finns nedan.

Informationslagret för kärnfunktioner

Planering och genomförande av team, projekt och initiativ inom kärnfunktioner. Beslut, avtal, protokoll, rapporter och annat eventuellt informationsmaterial som gäller genomförande och hantering av åtgärder inom kärnfunktioner.

Informationsmaterial: informationsmaterial för team, projekt och initiativ inom kärnfunktioner, inklusive bland annat projektplaner, finansieringsbeslut, beslut om upphandlingstillstånd, slutrapporter för projekt samt andra Sitras handlingar som gäller försöks-, utvecklings-, förutsägelse- och utbildningsverksamheten.

Informationslager för placeringsverksamhet

Förberedelse, genomförande och förvaltning av organisationens placeringar.

Informationsmaterial: placeringsbeslut, avtal som gäller placeringar och andra handlingar som gäller förvaltning och uppföljning av placeringar.

Informationslagret för ledning, styrning och interna tjänster

Informationsmaterial som gäller ledning av Sitras organisation, styrning och interna tjänster behandlas i följande informationslager.

Informationslagret för beslutsfattande och styrning

Beslutsfattande i och ledning av organisationen. Planering, styrning och uppföljning av organisationens verksamhet.

Informationslagret för kommunikation

Planering, genomförande, styrning och uppföljning av organisationens kommunikation.
Informationslagret för ekonomiförvaltning

Planering, förvaltning och uppföljning av organisationens ekonomi.

Informationslagret för personalförvaltning

Genomförande och förvaltning av organisationens anställningsförhållanden samt genomförande av andra åtgärder som gäller anställningsförhållandet.

Informationslagret för informations- och handlingsförvaltning

Planering, genomförande och förvaltning av organisationens informations- och handlingsförvaltning.

Informationslagret för juridiska ärenden

Genomförande och förvaltning av organisationens interna juridiska tjänster.

Informationslagret för assistent- och kontorstjänster

Genomförande och förvaltning av organisationens kontors- och fastighetstjänster.

Personregister

För närvarande är Sitras personregister:

• Kund- och avtalspartnerregistret
• Intressent- och marknadsföringsregistret
• Personalregistret (dataskyddsbeskrivning har inte publicerats på nätet)
• Arbetssökanderegistret
• Publikationers beställningsregister

Sökfaktorer

En så exakt specificering av den begärda informationen som möjligt bidrar till en smidig behandling av begäranden om information som gäller handlingar. Vid specificeringen av begäran om information kan man bland annat utnyttja följande sökfaktorer som används i Sitras informationssystem:

• projektets eller initiativets namn
• handlingens rubrik
• personens namn
• mottagaren av finansiering
• inköpsfakturans leverantör
• avtalspartner
• tidpunkt

Begäranden om information

Vänligen sänd begäranden om information till Sitras registratorskontor till e-postadressen kirjaamo@sitra.fi.

Sitra beslutar om utlämnandet av information. Informationsmaterialen är inte öppet tillgängliga med hjälp av ett tekniskt gränssnitt.