Tips för att arrangera hållbara evenemang – från skidtävlingar till möten

För ganska exakt två år sedan kontaktades vi från Lahtis gällande en intressant fråga. Finns det intresse hos Sitra att bli samarbetspartner i VM-tävlingarna i Lahtis 2017? Samarbetets mål skulle vara att främja hållbara lösningar i tävlingsevenemanget. Ett fantastiskt erbjudande! Det är rätt sällan som vi får möta en lika stor grupp människor någonstans och berätta för dem om gränserna för jordklotets bärkraft och om cirkulär ekonomi. Beslutet var enkelt, då närmare 80 procent av människorna följer idrott, medan kanske 5 procent följer vetenskap (de här siffrorna är gissningar, men ligger nära sanningen). Därför beslöt vi oss för att hänga på och stakade iväg mot Lahtisgropen.

Eftersom det gäller att ställa målen högt, utgick vi från att Sitra utmanar arrangörerna för skid-VM och deras samarbetspartner att genomföra världens mest hållbara idrottsevenemang i Lahtis år 2017. Vi lovade att fungera som stöd under färden mot tävlingarna. Vi samlade på oss en mängd erfarenheter och lärdomar längs tävlingsresan.

Under färden ville vi ändå höja målnivån lite. Under tävlingarna utmanade vi Internationella skidförbundet (FIS) att genomföra alla kommande tävlingar på ett ännu mer hållbart sätt än i Lahtis. Arbetet som utfördes i Lahtis har börjat växa som en snöboll som satts i rullning. FIS har valt VM i Lahtis som sitt flaggskepp, och Lahtismodellen har presenterats bland annat vid ett internationellt seminarium för de 100 största grenförbunden i Lausanne. I augusti 2017 testades lärdomarna från Lahtis i basket-EM i Finland, och nu samarbetar Sitra med Finlands Olympiska Kommitté med målet att integrera hållbara lösningar inom cirkulär ekonomi på idrottsfältet – i såväl kaféer som dignar av läckerheter vid fotbollsplanens kant som i idrottsorganisationernas verksamhet.

Precis som produkters livscykel börjar någonstans och slutar någonstans, så startar även genomförandet av ett evenemang: det börjar med planering, fortsätter via olika processer tills det når sin kulmen – evenemanget – och slutar med att man städar efter sig och samlar erfarenheter. Evenemangets storlek får inte påverka hur ansvarsfullt det genomförs. Visserligen åstadkommer ett stort evenemang som sköts ansvarslöst mer olägenhet än om ett utflyktssällskap lämnar skräp efter sig i en park. Det är också en tydlig signal om vilken slags verksamhet som är okej.

Vi ville underlätta evenemangarrangörernas arbete. Oavsett om du ska ställa till med ett födelsedagskalas för ditt barn eller VM i fotboll, så hjälper dig minneslistan nedan att lyckas och ordna ett hållbart evenemang!

Eller som den miljöansvarige på Slush uttryckte det:

”Vill man ordna ett hållbart evenemang, får man aldrig kompromissa med detta beslut. Det går inte att den största sponsorn får komma med kringprodukter som producerats på ett ohållbart sätt, om ingen annan får göra det. Linjen måste vara strikt och lika för alla.”

Detta skriver jag under på helt. Till en början fastställs målen och verksamhetssätten, och man håller fast vid dem. Tillsammans.

Jag vill önska alla glada och hållbara evenemang!

Så här arrangerar du ett hållbart evenemang

Före evenemanget

1. Involvera centrala partner för att främja hållbara lösningar och cirkulär ekonomi. Kom överens om gemensamma mål.

2. Planera tillsammans med evenemangspartner och övriga arrangörer hur evenemanget kan arrangeras hållbart.Diskutera tillsammans hur varje organisation kan delta i detta arbete i sin egen roll. Fundera över vad som måste göras annorlunda för att för att lyckas.

3. Engagera evenemangspartnerna att handla på ett hållbart sätt. Detta görs bäst i upphandlingen, då engagemanget skrivs in i avtalet. Kom också ihåg hållbara inköp!

4. Öka miljömedvetenhetenDet behövs alltid mer information. Om du inte har den, ska du be någon berätta varför, på vilket sätt, när, vem och hur vi handlar hållbart.

Under evenemanget

5. Arrangera evenemanget energieffektivt, med förnybar energi. Köp enbart grön el, om det är möjligt. Kom ihåg att såväl material som energi och vatten som bundit sig i produkter och material går förlorat i produkter som slängs som avfall.

6. Uppmuntra användning av hållbara produkter och utnyttjande av materialflöden. Kom ihåg att allt extra på riktigt är extra. Dela inte ut extra produkter vid evenemanget. Vi kan påverka detta även när vi deltar i andras evenemang. Tacka artigt nej till t-tröjor på löpevenemang och kepsar på mässor. På detta sätt kan vi påverka en minskad tillverkning av kringprodukter.

7. Minska matens miljöeffekter på förhand. Skaffa maten nära. Gynna vegetariskt. Om möjligt, fråga deltagarna på förhand om de har tänkt äta. Fundera över vart du tar överbliven mat.

8. Stöd hållbar trafik. Om det bara är möjligt, planera evenemangets schema och läge så att det går att åka kollektivt, gå eller cykla till evenemanget.

9. Diskutera med partner om hur hållbara lösningar för cirkulär ekonomi kan göras till ett grundläggande verksamhetssätt även i kommande evenemang. Ditt första hållbara evenemang är en bra början. Du kan göra saker bättre på de följande evenemangen. Kom ihåg att ta goda lärdomar i bruk i vardagen.

10. Be en utomstående aktör att bedöma hur ekologiskt evenemanget är. Om du vill mäta hur väl du lyckats, kom överens om en bedömning med en utomstående aktör.

Efter evenemanget

11. Ta lärdom. Gå igenom evenemangets livscykel med dina partner: vad lyckades vi med, var finns det fortfarande utrymme för förbättring? Funder över hur dessa lärdomar kan delas med arrangören av nästa evenemang eller kommande egna evenemang.

Ladda ner en infograf med dessa tips på finska (pdf) eller på engelska (pdf).

Fler tips för att arrangera ett hållbart idrottsevenemang (dessa anvisningar fungerar också för att arrangera andra evenemang):

• Sustainable Sport and Events Toolkit, 2010(på engelska)
• Ekokompassi-kriterierna (på finska)