Asiakirjajulkisuuskuvaus

Laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, ”Tiedonhallintalaki”) säädetään tiedonhallintayksiköille kuuluvista tehtävistä. Tiedonhallintayksikön tehtäviin kuuluu muun muassa ylläpitää tietovarannoistaan sekä asiarekisteristään kuvausta tiedonhallintalain mukaisesti (28 §). Sitra soveltaa Tiedonhallintalakia soveltuvin osin.

Tämän asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus Sitran asiarekistereiden ja palvelujen tiedonhallinnasta. Kuvauksen tavoitteena on auttaa kansalaista Sitran toimintaa koskevan tietopyynnön sisällön yksilöinnissä.

Tietojärjestelmät

Tietoja Sitran asioista ja niiden käsittelyvaiheista sekä asioihin liittyviä asiakirjoja käsitellään Sitran päätöksenteon ja hankehallinnan tietojärjestelmässä Puhdissa. Asiakirjoja käsitellään lisäksi Office365 -tietojärjestelmässä.

Tietovarannot

Sitran tietovarannoissa käsitellään Sitran toiminnassa tarvittavia tietoaineistoja. Sitran tietovarannot on listattu alla.

Vaikuttavuustyön tietovaranto

Vaikuttavuustyön tiimien, projektien ja hankkeiden suunnittelu ja toteutus. Vaikuttavuustyön toimenpiteitä koskevat päätökset, sopimukset, pöytäkirjat, raportit ja muut mahdolliset vaikuttavuustyön toimenpiteiden toteuttamiseen ja hallintaan liittyvät tietoaineistot.

Tietoaineistot: vaikuttavuustyön tiimien, projektien ja hankkeiden tietoaineistot käsittäen muun muassa projektisuunnitelmat, rahoituspäätökset, hankintalupapäätökset, projektien loppuraportit sekä muut Sitran kokeilu-, kehittämis-, ennakointi- ja koulutustoiminnan asiakirjat

Sijoitustoiminnan tietovaranto

Organisaation sijoitusten valmistelu, toteuttaminen ja hallinta.

Tietoaineistot: sijoituspäätökset, sijoituksia koskevat sopimukset ja muut sijoitusten hallintaa ja seurantaa koskevat asiakirjat

Johtamisen, ohjauksen ja sisäisten palvelujen tietovarannot

Sitran organisaation johtamisen, ohjauksen ja sisäisten palvelujen tietoaineistoja käsitellään seuraavissa tietovarannoissa.

Päätöksenteon ja ohjauksen tietovaranto

Organisaation päätöksenteko ja johtaminen. Organisaation toiminnan suunnittelu, ohjaus ja seuranta.

Viestinnän tietovaranto

Organisaation viestinnän suunnittelu, toteutus, ohjaus ja seuranta.

Taloushallinnon tietovaranto

Organisaation talouden suunnittelu, hallinta ja seuranta.

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Organisaation työsuhteiden toteuttaminen ja hallinnointi sekä muiden työsuhteeseen liittyvien toimenpiteiden toteuttaminen.

Tieto- ja asiakirjahallinnon tietovaranto

Organisaation tieto- ja asiakirjahallinnon suunnittelu, toteuttaminen ja hallinta.

Lakiasioiden tietovaranto

Organisaation sisäisten juridisten palvelujen toteuttaminen ja hallinta.

Assistentti- ja toimistopalveluiden tietovaranto

Organisaation toimisto- ja kiinteistöpalvelujen toteuttaminen ja hallinta.

Henkilörekisterit

Sitran henkilörekistereitä tällä hetkellä ovat:

• Asiakkaita ja sopimuskumppaneita koskeva rekisteri
• Sidosryhmä- ja markkinointirekisteri
• Henkilöstörekisteri (selostetta ei ole julkaistu verkossa)
• Työnhakijarekisteri
• Julkaisujen tilaajarekisteri

Hakutekijät

Asiakirjaa koskevan tietopyynnön sujuvaa käsittelyä edistää pyydetyn tiedon mahdollisimman tarkka yksilöinti. Tietopyynnön yksilöinnissä voi hyödyntää muun muassa seuraavia Sitran tietojärjestelmissä käytettäviä hakutekijöitä:

• projektin tai hankkeen nimi
• asiakirjan otsikko
• henkilön nimi
• rahoituksen saaja
• ostolaskun toimittaja
• sopimuskumppani
• ajankohta

Tietopyynnöt

Tietopyynnöt pyydetään osoittamaan Sitran kirjaamoon sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@sitra.fi.
Tietojen luovuttamisesta päättää Sitra. Tietoaineistot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan avulla.