Kasvukipuja hybridifasilitoinnin maailmassa 

Fillaroin syksyisenä iltana kotia kohti reppu täynnä sekalaista elektroniikkaa ja työpajatarvikkeita. Takana on kaksipäiväinen hybridityöpaja, ensimmäinen tässä laajuudessa järjestetty. Päällimmäisenä mielessä on syvä harmitus. Ei mennyt kuten toivottiin.

Kokeilevan työotteen yhteydessä kannustetaan usein juhlistamaan epäonnistumisia. Tänään olisi pitänyt olla skumppapullo odottamassa kylmässä.

Hybridifasilitoinnin monet kasvot

Yksinkertaisimmillaan hybriditilaisuudella viitataan seminaariin, jota voi seurata etäyhteydellä ilman, että se estäisi rupattelua muiden etäosallistujien kanssa tauoilla. Haastekerroin lisääntyy, kun etä- ja lähiosallistujien vuorovaikutuksen rajat halutaan häivyttää sekä luoda molemmille tasavertainen ja osallisuutta luova ympäristö tavoitteelliselle ja monipuoliselle ryhmätyöskentelylle.

Yksi Sitran strategisista painopisteistä on vahvistaa yhteiskunnan muutoskykyä. Sitra Lab on puolivuotinen koulutusohjelma, jossa  3–5 hengen tiimit edistävät projektiaan ohjatusti ja muilta oppien. Labin kulmakiviä ovat yhteisöllinen oppiminen, käytännönläheisyys ja poikkiyhteiskunnallisuus. Omia ratkaisuja viheliäisiin ongelmiin pääsee turvallisesti jalostamaan aihepiiristä kiinnostuneiden vertaisten kanssa. Spontaaneissa kohtaamisissa heräävät oivallukset ovat tärkeitä. Verkko ei tarjoa näille kohtaamisille luontevaa ympäristöä.

Paperilta kokeiluun

Keväällä aloitettu ohjelman kolmas kierros on rullannut alusta alkaen verkossa. Kesälaitumilta palatessa jouduimme toteamaan, että emme voi kutsua kaikkia osallistujiamme suunnitellusti kahden päivän kasvokkaiseen kohtaamiseen. Aika, olosuhteet ja osallistujien positiivinen suhtautuminen rohkaisivat kuitenkin kokeilemaan, kuinka osaamisemme taipuu monipaikkaiseen työpajaan.

Useimmille fasilitaattoreille hybridityöpajat ovat uudenlainen haaste. Koska kouluttajina rohkaisemme  Sitra Labin osallistujia kokeilevaan kehittämiseen, täytyy meidän aika ajoin maistaa omia lääkkeitämme. Kokeiluihin liittyy aina epävarmuutta, jota kohdallamme lisäsivät suunnitteluaikataulu, koronarajoitteet, tilaisuuden järjestäminen ulkotiloissa sekä yksipaikkaisia työpajoja palvelemaan jalostunut suunnitteluprosessimme.

Lähtöasetelma: 43 osallistujaa jaettuna kymmeneen projektitiimiin, sekoitus sekä tiimien sisäistä että tiimirajat ylittävää vuorovaikutusta, osallistujille vapaus osallistua mistä haluavat.

Kouluttajina tavoitteenamme oli myös löytää työtapoja, joiden avulla hybriditoteutuksista voitaisiin tehdä sujuva osa koulutusohjelman arkea. Koska järjestämme vuosittain kymmeniä työpajapäiviä, oli ratkaisujen syytä olla toteutukseltaan kevyitä, toistettavia ja joustavia.

Liika on liikaa

Ensimmäinen ”virheemme” oli kokeilla liikaa uutta kerralla.  Tiimillämme on pitkä kokemus yksipaikkaisista työpajoista kasvokkain ja verkossa. Hybriditoteutus toi mukanaan monta sinänsä pientä haastetta, joiden yhteisvaikutukset olivat isoja.

Ensimmäisen päivän aikana osallistujia jaettiin erilaisiin kokoonpanoihin ja kokeiltiin erilaisia työskentelytapoja. Päivään osallistui myös ulkopuolisia kumppaneita ja vieraita. Ensimmäinen päivä oli järjestäjille kuormittava ja osallistujille vaikeasti seurattava, koska siinä oli yksinkertaisesti liian monta liikkuvaa osaa.

Isolle alueelle ja lukuisiin työpisteisiin rakennetun työpajan aikainen kokonaisuuden koordinointi oli myös hankalaa. Verkon puolella tilannetta seuraavat fasilitaattorit eivät pystyneet seuraamaan riittävän hyvin tilassa tapahtuvaa toimintaa. Samalla livetilannetta ohjaavat fasilitaattorit eivät pysyneet verkossa tapahtuvista käänteistä kärryillä.

Yksipaikkaisessa toteutuksessa kaikki pystyvät viestimään sujuvasti keskenään juttelemalla tai vaikka chatin kautta. Nyt kommunikaatio oli hajanaista ja toi jatkuvasti keskeytyksiä erityisesti verkkoa seuraavien fasilitaattorien työhön. Verkon puolella osa osallistujista kiitti erityisesti sitä, että heillä oli huomioitu olo. Tämänkin vuoksi verkko-osallistujista huolehtiva tiimin jäsen olisi ansainnut paremman työrauhan.

Miksi kokoonnumme yhteen, jos istumme koneillamme?

Kokeilimme lukuisia eri työmenetelmiä. Paikan päällä osallistujille rakennettiin työpisteet valmiiksi. Toisen päivän ajaksi pyysimme osallistujia ottamaan mukaan omat läppärit.

Osallistujat antoivat tästä palautetta: miksi kokoonnumme yhteen, jos istumme omilla koneillamme?

Pienryhmien monipaikkaisuus toi mukanaan erilaisia haasteita kuin yksipaikkaisuus. Paikan päällä oleva ryhmä olisi muuten voinut turvautua perinteisempiin ryhmätyön tapoihin kynineen ja papereineen, mutta kahteen paikkaan jaettu tiimi joutui enemmän tai vähemmän etenemään etätyön ehdoilla.

Tavoittelimme yhdenvertaisuutta verkko- ja liveosallistujien välillä. Se ei kuitenkaan ollut kaikessa mahdollista. Pienempiä monipaikkaisia kohtaamisia saimme aikaan esimerkiksi pariporinoilla, joissa ensimmäiset parit kohtasivat toisensa – livenä tai verkossa – minkä jälkeen paikalla oleva pari tuotiin yhteiseen ”kahvipöytään” keskustelemaan verkossa olevan parin kanssa.

Toinen päivä oli ohjelmaltaan jo yksinkertaisempi. Aamupäivällä yksi ohjattu työpaja oman tiimin kanssa, iltapäivällä toinen.

Tämä antoi fasilitaattoreille mahdollisuuden keskittyä oman pajansa vetämiseen, siinä missä ensimmäisenä päivänä huomiosta kilpaili eri työpajapisteiden rakentaminen ja totuttelu monipaikkaisuuteen.

Tekniikka jo hybridille kypsä

Hybriditilaisuuksien teknologia ja sen tarkoituksenmukainen käyttö mietityttävät monia. Erityisesti useissa monipaikkaisissa pienryhmissä yhtä aikaa tapahtuva työskentely voi edellyttää kohtuullisen paljon kalustoa. Vaikka markkinoilla on tarjolla paljon erikoistuneita laitteita, perustekniikalla pärjää pitkälle.

Kuva- ja äänitekniikassa käytimme mahdollisimman paljon omaa kalustoa, joka olisi jatkossakin ulottuvilla ilman isoja kustannuksia. Jos olisimme halunneet järjestää vain yhden tilaisuuden, olisi tekniikan ulkoistamisessa ollut järkeä. Nyt etsittiin kuitenkin arkeen istuvia ratkaisuja ja toimintatapoja, eikä kalliita kalustohankintoja edes pohdittu.

Etäosallistujat tuotiin mukaan tilaan monin eri tavoin. Paikan päällä tapahtuva työskentely näkyi verkon yli monesta eri kulmasta langattomina kameroina toimivien iPadien ja webkameroiden kautta. Etäosallistujat puolestaan näkyivät paikan päällä jatkuvasti tähän varatuilla erillisillä näytöillä, joiden ansioista he eivät päässeet missään vaiheessa unohtumaan.

Kyllä, tekniikan kanssa oli paljon haasteita, mutta syyt olivat muualla kuin itse tekniikassa.

Haasteet eivät olisi ratkenneet paremmalla teknisellä kalustolla. Tuttu tekniikka lisäsi itsevarmuutta, kun tiedettiin, miten mikäkin toimii ja kaikki paikalla olijat osasivat käyttää laitetta kuin laitetta.  Tavanomaiset webbikamerat ja kaiutinmikrofonit palvelivat tarpeitamme hyvin – silloin, kun ne ehdittiin asetella paikoilleen asiallisesti työpajan seuraavaan vaiheeseen.

Multipasking

Facil (lat.) Tehdä jostakin helppoa.

Fasilitaattorin tehtävä on helpottaa ryhmän yhdessä toimimista ja vapauttaa osallistujien kapasiteettia olennaiseen. Jos fasilitaattorin oma kapasiteetti pirstaloituu liian moneen alitehtävään, ajatus karkaa ja perustehtävä jää huonolle hoidolle. Tämä näkyy myös osallistujille.

Suunnitteluvaiheessa aliarvioimme ajan ja käsiparit, jotka tarvitaan, kun teknologiaa laitetaan käyttökuntoon. Kymmenien laitteiden oikeaan paikkaan vieminen ja asettelu sekä verkossa että paikan päällä olisi edellyttänyt selkeää suunnitelmaa ja riittävästi tekijöitä. Ulkotiloissa tarvittava jatkojohtoviidakko toi tähän lisäkierroksia. Tuotanto jäi puolitiehen.

Niin jäi myös ohjaus. Vaikka äänentoistoon ja kuvayhteyteen oli panostettu, oli etäosallistujien kokemus usein heikko. Paikan päällä omaan puheeseensa ja ohjeistukseen keskittyvän fasilitaattorin on hankala seurata samaan aikaan verkkoon ohjatun äänen laatua ja näytettäväksi valittua kamerakulmaa.

Kun toimitaan vain verkossa, teknisesti ketterä fasilitaattori pystyy lukemaan tilannetta, ohjaamaan työskentelyä ja huolehtimaan tekniikasta. Hybriditilanteessa samat lainalaisuudet eivät päde. Tiedon välittäminen järjestäjien kesken sekä osallistujien suuntaan edellyttää ennakkoon mietittyjä ja joustavia toimintatapoja.

Ei kokeiluja=ei kehittymistä

Hybridimuotoinen Sitra Lab täytti tavoitteensa siinä mielessä, että kukin tiimi edistyi projekteissaan päivien aikana. Osallistujakokemuksessa jäimme sen sijaan tavoitteistamme kauas (vaikka osallistujat olivatkin meitä positiivisempia palautteissaan).

Vaikeuksien juurisyyt löytyivät suunnitteluvaiheen suurpiirteisyydestä, vastuiden heikosta koordinaatiosta ja liiasta kunnianhimosta.  Siitäkin huolimatta hybriditilaisuudet tarjoavat paljon uudenlaisia mahdollisuuksia hyödynnettäväksi. Ja jos kokeilut tuntuvat jännittäviltä, kannattaa muistaa, että et ole niiden kanssa yksin. Kokemusten jakaminen auttavaa myös muita kehittämään omia toimintatapojaan eteenpäin.

Toivottavasti sinun skumppapullosi poksahtaa onnistumisen merkiksi!

P.S. Teema jatkuu, sillä ensi viikolla ilmestyy Ella Rouheen blogi hybriditilaisuuksien opeista. Pysy kuulolla!