Oppimissprintit tekee julkisen hallinnon strategiaa todeksi

Sprinttimallissa luodaan ymmärrystä systeemisestä haasteesta ja tunnistetaan vaikuttavia tekoja haasteen ratkaisemiseksi tiiviissä aikataulussa.

Viime syksynä yhteensä noin 40 julkishallinnon tekijää kehitti kolmessa viikon mittaisessa sprintissä ratkaisuja julkisen hallinnon strategiassa tunnistettuihin haasteisiin.

Sprinttien teemat liittyivät tiedon hyödyntämiseen ja liikkuvuuteen sekä ihmislähtöisiin palveluihin. Tammikuussa päättyneissä oppimissprinteissä kiritettiin uusia tekemisen tapoja valtiolle: yhdessä oppimista ja nopeita kokeiluja.

Oppimissprinttien pöytään HAUS toi muotoilun, Sitra puolestaan systeemi- ja vaikuttavuusajattelun.

Mitä et voisi viikossa oppia?

Toiseen sprinttiin osallistunut Eeva Kaunismaa on kokenut julkisen hallinnon kehittäjä, joka toimeenpanee julkisen hallinnon strategiaa valtiovarainministeriössä.

Kaunismaan sprintissä käsiteltiin sitä, miten tiedon liikkuvuutta ja yhteensopivuutta parantamalla voisi saada aikaan sujuvampaa yhteistyötä.

– Minulla oli sprintissä tuplarooli, osallistujana ja julkisen hallinnon strategiasta vastaavana. Moni julkisen hallinnon strategian tavoitteista kytkeytyy oppimiseen. Oppien levittäjänä HAUS on tärkeässä asemassa, Kaunismaa sanoo.

Yksi julkisen hallinnon päämääristä nojaa ajatukseen, että tulevaisuudessa toimitaan tietoperusteisesti. Päämäärien lisäksi oppimissprintit vastasivat myös strategian toimintalinjauksiin, joissa tulevaisuuden palvelut tulisi järjestää ihmislähtöisesti, monimuotoisesti yhteistyössä sekä tietoa hyödyntäen.

Kaunismaa näkee sprinttityöskentelyn käyttökelpoisena hankkeen tai rajatun haasteen toteuttamisessa.

–  Vuosibudjetoinnin kehyksissä nopeus on mahdollista, jos yhtä tehtävää varten voidaan varata tarpeeksi aikaa. Se, että priorisoidaan sprintissä kehitettävää asiaa yli perustekemisen – jota julkisella sektorilla tavallisesti on – vaatii kulttuurin muutosta. Harva keskittyy yhteen projektiin.

Kaunismaan mukaan oppimissprintit kehittävät sitä, että julkishallinnossa tehdään yhteistyötä konkretiassa. On arvokasta jakaa näkökulmia yhteisen tilannekuvan eteen.

Edunvalvonnasta kohti kokonaisetua

Kunta–valtio-yhteistyön tiivistäminen on yksi julkisen hallinnon strategian tavoite.

– Kuntakenttä on moninainen, ja valtionhallinto ajattelee aina valtion kokonaisetua. Eroista tarvitaan keskustelua ja ymmärryttämistä, joita oppimissprintit omalta osaltaan kehittävät.

Konkreettisen haasteen ja ratkaisun äärelle päästiin useimmissa tiimeissä viisi päivää kestäneen sprintin kuluessa aikaisintaan puolivälissä, keskiviikkona.

Kaunismaan ryhmässä ratkaistiin haastetta, jossa tutkija haluaisi hyödyntää kuntien ja valtion viranomaisrekistereitä ristiin erityislapsia koskevassa tiedonsaannissa.

– Perjantaina onnistuimme rajaamaan haasteemme koskemaan tiedolla johtamista ja datan käyttöä. Tämä ei ole itselleni uutta asiaa. Vähän tuskastuttikin, kun puhuttiin asioista, joista viisi vuotta sitten puhuttiin. Tiedolla johtaminen on iso vyyhti, joka vaatii laajaa osaamisen kehittämistä.

Kiinnostavaa Kaunismaasta sen sijaan oli menetelmällisen oppimisen nopeuttaminen ja levittäminen laajasti koko valtionhallinnossa ja koko julkisen hallinnon uudistamisen kautta.

–  Sprinttimalli vaatii johtamiselta paljon – toimintakulttuurin ja ajattelutapojen muuttumista. Meillä on jo johdon koulutusohjelmista paljon hyvää valtio–kunta-rajat ylittävää toimintaa, esimerkiksi Uudistuja-koulutus, jossa hyödynnetään valmentavaa johtamista ja ketteryyttä.

Kaunismaan mukaan ministeriöissä on paljon oikeusvaltiota ylläpitävää työtä, esimerkiksi osa lainvalmistelusta ja rahoitusasioista.

–  Miten voisimme sujuvoittaa ? Mistä luopua? Ei kovin helppoa. Silti oppimissprinttejä kannattaa jatkaa, etenkin, jos löytyy sellaisia tiimejä ja projekteja, joissa on selkeitä haasteita. Esimerkkinä hallitusohjelmahankkeet.

Asiantuntijuuden haasteena poikkihallinnollisessa sprinttiajattelussa on, että pitää olla valmiutta luopua oman organisaation edunvalvontanäkökulmasta ja siirtyä kokonaisedun tavoitteluun.

Vaikuttavuutta ilman byrokratiaa

Sprintti ei tarkoita, että minuutissa pitäisi puristaa kuningasideoita, vaan toimintamalli edistää puhtaasti taloudellista ajankäyttöä.

– Johdonmukaista, hyvin johdettua, määrätietoista. Meillä oli huikea ryhmä, fasilitaattorit hyviä. Koulutusjakso oli niin intensiivinen, että oli pakko sulkea työsähköposti ja työasiat mielestä. Jos työskentely olisi jatkunut vielä seuraavan viikon, olisi varmaankin ollut jo naurun räkätystä.

Näin kuvaa sprinttityöskentelyä sisäministeriössä pelastustusosaston kansainvälisten asioiden yksiköstä vastaava Jari Honkanen.

Yksi sprintin tavoitteista oli, että osallistujat käsittävät, mitä käytännön muutoksia tavoitteen saavuttamiseen tarvitaan, ja mitkä teot ja muutokset ovat lopputuloksen kannalta vaikuttavia. Honkasen motiivina osallistumiseen oli juuri vaikuttavuus.

– Suomessa kovasti suunnitellaan ja puhutaan. Katsomme käytännön tuotosta, muttemme tiedä, missä sitä pitää käyttää. Tuotamme tuloksiin nähden liikaa paperia. Kaiken kaikkiaan sprintti muistutti, että eteenpäin pääsee työryhmiä ja valtavia muistioita kevyemmillä rakenteilla.

Jarin ryhmässä ratkaistava oikea haaste erottui siinä vaiheessa, kun päästiin juurisyihin. Tätä tuki erityisesti systeemi- ja vaikuttavuusajattelun hyödyntäminen.

Tulevaisuus kahden askeleen päässä

Tietopalvelun ryhmäpäällikkö Katja Hilska-Keinänen SYKE ry:stä kehitti sprintissä ryhmänsä kanssa prototyypin monikanavaiselle, oppivalle ja personoivalle tietokannalle, Pöllölle.

– Pöllö hyödyntää kansallista tutkimustietovarantoa, jonka päälle rakennettaisiin tekoälyä hyödyntävä metatietolayer. Pöllö käyttäisi pohjana selkokielisiä tiivistelmiä eri datalähteistä ja personoisi tietoa koneoppimisen avulla. Itse asiassa protomme ei edes ollut kovin utopistinen.

Hilska-Keinänen työsti haastetta ryhmässä, jossa oli hänen lisäkseen palvelumuotoilija ja korkeakouluharjoittelija. Yhteinen kieli löytyi kolmantena päivänä.

– Oma ammattikunta saattaa olla lukkiutunut omiin ammattitermeihin. Itse arvostin, kun muut juttelivat asiantuntemustani vastaavista asioista. Suurin oivallus oli, ettei minun tarvitse pohtia suuria asioita oman ammattikunnan kanssa. Valtiolla on kuitenkin laajasti samanlaisia ajatuksia tutkimustiedon käytöstä.

Muutoskykyiset tulevaisuuden organisaatiot

Hilska-Keinäsen mukaan sprintit ovat yksi pysäkki polulla, jossa julkisen sektorin työnkuvia ja organisaatioita täytyy muuttaa, jotta saadaan houkuteltua uusia sukupolvia valtiolle. Vanhoihin rakenteisiin ei voi yrittää upottaa uudessa mediaympäristössä ja vuorovaikutussuhteissa kasvavia nuoria.

– Haluaisin edistää kehittämäämme protoa tietopalveluverkostossa. Sprintti muistutti, ettemme ole pelkästään oman organisaatiomme edustajia, vaan meidän pitää edustaa alamme asiantuntemusta yhdessä ja laaja-alaisesti.

Oppimissprinttien konsepti ja tulokset kiteytetään työkirjaksi keväällä 2022.